Turnos y voluntarios
Complete la lista de turnos sin una hoja de cálculo.
Diga lo que necesita una noche, deje que las personas ofrezcan su disponibilidad y cubra los huecos sin una hoja de cálculo. Así reúne una función a su equipo, desde el día en que se reserva hasta la convocatoria.
De la reserva de la función a la convocatoria
Los turnos se abren solos
Se reserva un concierto para el sábado: 220 personas, un bar y una banda. Nadie se sienta a contar cabezas con los dedos.
Usted escribe una vez las reglas de personal del espacio (seguridad en cada función, otro turno de seguridad cuando el bar está abierto, un técnico de sonido cuando hay sonido en vivo) y cada fecha nueva abre los turnos que sus reglas piden. Un evento que no necesita alguno puede excluirse de él.
Turnos abiertos por las reglas
Seguridad
Tecnología
Recepción
3
Los voluntarios se inscriben en su propio sitio web
En lugar de un correo a todos preguntando quién está libre el 18 de octubre, los turnos abiertos aparecen en su sitio web. Los voluntarios eligen un rol, ven exactamente a qué hora llegar y toman el turno.
Usted decide qué roles se aprueban automáticamente (acomodadores, recepcionistas) y cuáles esperan a un responsable. Alguien que dijo que no estará esa noche no puede tomar un turno en ella.
Sábado de jazz y soul
Sábado 18 de octubre · puertas a las 7:00 p. m.
Acomodador y recepcionista
Convocatoria 6:15 p. m., 15 minutos antes de abrir puertas, hasta las 9:30 p. m.
Un voluntario ve por qué llega a las 6:15 y no a la hora de la función: su hora de convocatoria y el motivo están en el turno.
Invite directamente a quien necesita
Para un jefe de sonido o un director de escena no se esperan inscripciones: se invita a la persona que se quiere. Hoy la invitación le llega a Marcus por correo y en sus notificaciones de Venue Family, y la lista de turnos se actualiza en cuanto responde. No hay ninguna app que instalar.
Responder por mensaje de texto está en desarrollo. Será la misma invitación por mensaje de texto, respondida con SÍ o NO, más un recordatorio antes del montaje. Todavía no está activado para ningún espacio; la demostración muestra hacia dónde va.
Marcus está confirmado. Es una vista previa; las respuestas por mensaje de texto todavía no funcionan.
Todos saben dónde estar, y la puerta se abre para las personas indicadas
Cada turno confirmado va al Google Calendar de la persona, si lo ha conectado, con su hora de convocatoria. Si mueve la función, el turno se mueve con ella.
A la hora de la convocatoria, la lista de turnos de esta noche indica quién puede abrir la consola de la puerta de esta noche. Taylor llega, la abre en su teléfono y empieza a registrar a la gente, sin que nadie comparta una contraseña de administración.
A quien siga registrado un rato después de terminar su turno se le da salida automáticamente, para que el informe de horas quede bien sin un repaso al final de la noche.
Completado
Confirmado
Abierto
Responsable de la puerta esta noche: Taylor M., convocatoria 5:30 p. m.
Deje de rehacer la misma lista de turnos cada semana
Cuéntenos cómo cubre el personal de sus noches y le mostraremos cómo es el primer mes cuando las reglas de su espacio se encargan de organizar los turnos.