Deje de hacer malabares con hojas de cálculo, mensajes de texto grupales caóticos y ausencias de última hora. Aprenda cómo Venue Family automatiza los requisitos de personal a partir de su calendario, coordina las inscripciones de voluntarios, se sincroniza con 7shifts e impulsa las operaciones de puerta en las noches de espectáculos con la consola de recepción.
Cada lugar tiene roles operativos únicos. Configure tarifas por hora, elegibilidad de voluntarios y listas de tareas para cada puesto.
Supervisa las operaciones de recepción, la seguridad del público, los protocolos de emergencia y la coordinación con los directores de producción del escenario.
Realiza la prueba de sonido, monitorea la mezcla de audio en vivo de recepción, ejecuta las señales de iluminación del escenario y gestiona el inventario de micrófonos.
Escanea entradas digitales en la puerta, distribuye programas, registra la entrada de personas VIP y ayuda a los asistentes con los asientos accesibles.
Defina las políticas de personal una sola vez. A medida que se agregan nuevos eventos y fechas de alquiler, el sistema asigna las listas exactas de personal requerido.
Establezca reglas dinámicas basadas en la asistencia proyectada del público. Por ejemplo, los espectáculos en el Auditorio principal con ventas estimadas de más de 150 entradas generan automáticamente 1 gerente principal de sala, 1 ingeniero de sonido y 3 acomodadores en puerta.
Cuando un productor de eventos selecciona un «Paquete de iluminación para conciertos» o un «Complemento de servicio de barra» opcional, el sistema añade automáticamente los turnos correspondientes de técnico de iluminación y bartender al horario del evento.
Convierta a entusiastas del arte y estudiantes en una lista de voluntarios activa y confiable sin ninguna complicación para registrarse.
Su centro exclusivo de voluntarios en /{organization}/volunteering muestra los próximos espectáculos con turnos abiertos, códigos de vestimenta y horarios de llegada.
Los voluntarios reclaman turnos vacantes de acomodador o concesiones directamente con su correo electrónico y teléfono. No se necesitan credenciales complejas de inicio de sesión.
Los voluntarios registran las horas cumplidas en espectáculos, desbloquean entradas de cortesía para funciones futuras y reciben notas de agradecimiento automáticas.
Conecte la producción de eventos con el personal de servicio utilizando nuestra sincronización nativa con 7shifts.
Para los lugares que cuentan con personal remunerado de hostelería y recepción, Venue Family se integra directamente con 7shifts. Los puestos de personal necesarios para cada fecha del evento se reflejan directamente en su cuadrante de 7shifts. Cuando el personal registra su entrada o solicita tiempo libre, las actualizaciones de estado se sincronizan de forma bidireccional, lo que evita duplicidades en la programación y simplifica la nómina de fin de mes.
Gestione las puertas de manera fluida y profesional con nuestra consola dedicada para dispositivos móviles.
El personal de acomodadores escanea los códigos QR de las entradas de los asistentes mediante cámaras de teléfonos inteligentes o quioscos en tabletas con verificación visual y auditiva instantánea.
Busque asistentes por apellido, registre la entrada de listas de invitados VIP y emita entradas de cortesía al instante con actualizaciones del aforo en tiempo real.
Reduzca las ausencias con invitaciones por correo electrónico e intercambios de turnos dentro de su propio personal.
El personal recibe las invitaciones a turnos por correo electrónico. Si surge un conflicto, pueden ofrecer su turno a un compañero, que recibe un aviso por correo electrónico, o publicarlo para cualquiera que pueda cubrirlo. Cuando alguien acepta, el horario se actualiza, después de que un administrador lo apruebe, salvo que el tipo de turno esté configurado para aprobar intercambios automáticamente. Las invitaciones y los recordatorios por mensaje de texto están en desarrollo.
Todo lo que necesita saber sobre cómo programar turnos y organizar voluntarios.
¡Sí! Los miembros de la comunidad pueden explorar sus oportunidades públicas de voluntariado y registrarse con su nombre, correo electrónico y número de teléfono sin crear una contraseña. Reciben los avisos de sus turnos por correo electrónico; los recordatorios por mensaje de texto están en desarrollo.
Al conectar 7shifts en Ajustes de la organización, los requisitos de turnos generados por el calendario de su evento se envían a 7shifts como turnos abiertos o asignados. Los registros de tiempo, los registros de entrada y las modificaciones del horario se sincronizan de vuelta automáticamente en Venue Family.
Lo ofrecen desde su página de turnos en Venue Family, ya sea a un compañero o a cualquier persona que pueda cubrirlo. Cuando alguien acepta, sus administradores de turnos reciben un correo electrónico pidiéndoles que aprueben el intercambio, salvo que el tipo de turno esté configurado para aprobar los intercambios automáticamente.
Nuestro equipo de soporte puede ayudarle con los requisitos de roles, la configuración de créditos para voluntarios, los códigos de registro de entrada de recepción y las integraciones del personal.