Elimine los conflictos de programación, las reservas dobles y las interminables cadenas de correos electrónicos. Conozca cómo Venue Family gestiona las solicitudes de disponibilidad de autoservicio, los horarios semanales recurrentes, las vistas del personal del equipo a 30/60/90 días, los flujos de aprobación de los administradores y la prevención automatizada de conflictos de turnos.
Venue Family ofrece un motor de disponibilidad preciso diseñado para centros de artes escénicas, teatros y equipos de eventos comunitarios.
Declara de forma proactiva ventanas específicas en las que un miembro del equipo o voluntario desea trabajar. Cuando existen periodos disponibles positivos, el motor de turnos verifica que los horarios de convocatoria asignados se ajusten completamente dentro de estas horas.
Define cuándo alguien está fuera de horario, de vacaciones o no disponible debido a otros compromisos. Los periodos de indisponibilidad aprobados funcionan como bloqueos estrictos en el reclamo de turnos, invitaciones y asignaciones del personal.
Rangos específicos de fechas y horas con marcas de tiempo starts_at y ends_at. Admite una opción de todo el día para vacaciones, cierres por días festivos o ausencias de fin de semana completo sin necesidad de registrar hora por hora.
Horarios recurrentes anclados a un día de la semana (domingo a sábado) con horas exactas de inicio y fin. Admite límites de fechas de vigencia opcionales (effective_from y effective_until) para listas semestrales o de temporada.
Empodere a sus voluntarios, técnicos de sonido y personal de recepción para que envíen sus propios horarios sin intercambios continuos de mensajes.
Los miembros del equipo acceden a Configuración del perfil > Gestión de disponibilidad. Si pertenecen a varias organizaciones de recintos, un selector intuitivo les permite asignar cada registro al equipo correspondiente.
Los usuarios alternan entre los modos de Única vez y Semanal, eligen su tipo de disponibilidad, ingresan fechas u horas de inicio y fin, y agregan un motivo opcional para dar contexto al equipo.
Los envíos de autoservicio ingresan en estado solicitado con una insignia ámbar. El miembro del equipo ve sus solicitudes pendientes de inmediato y recibe confirmación una vez revisadas.
Revise toda la disponibilidad del equipo de un vistazo en el Horario de la organización sin salir de su panel de producción.
Alterne fácilmente entre Próximos 30 días, Próximos 60 días y Próximos 90 días. Detecte acumulaciones de vacaciones en temporadas festivas y reclute voluntarios de forma proactiva antes de las fechas de las funciones.
Cuando un miembro del equipo avisa que está enfermo o solicita tiempo libre por mensaje, los administradores pueden seleccionar su nombre en el selector de personal y registrar la indisponibilidad directamente. Al tener autoridad el administrador, los registros directos se marcan como aprobados inmediatamente al guardar.
Revise, apruebe o rechace solicitudes de disponibilidad pendientes con total trazabilidad de auditoría.
La cola de solicitudes pendientes solo muestra los envíos del espacio de trabajo de la organización activa. Los administradores con responsabilidades en varias organizaciones nunca ven datos cruzados.
Los administradores pueden aprobar con un solo clic o rechazar con notas de revisión opcionales para brindar contexto al miembro del equipo (por ejemplo: "Se superpone con el ensayo general obligatorio").
Cada decisión guarda el ID del usuario revisor, la marca de tiempo y las notas, asegurando que la dirección tenga un historial claro para revisiones de temporada y resolución de discrepancias.
Las indisponibilidades aprobadas se revisan antes de programar a alguien, para que nadie sea asignado en horarios en los que ha dicho que no puede trabajar.
Cualquier periodo de indisponibilidad aprobado que se superponga con la ventana del turno genera un rechazo estricto durante la asignación, el reclamo voluntario y las invitaciones a turnos. El sistema muestra: "El usuario no está disponible durante este horario."
Si un usuario registra periodos disponibles positivos, la convocatoria de turno debe estar 100% contenida dentro de sus horas disponibles. Los intervalos con huecos o superposiciones parciales se rechazan: "El turno no está completamente dentro de las horas disponibles del usuario."
Cuando un voluntario ofrece un intercambio de turno, Venue Family revisa la disponibilidad del destinatario propuesto. Quien tenga una indisponibilidad aprobada ese día no puede aceptar el intercambio por error, lo que ayuda a evitar ausencias el día de la función.
Mantenga sus calendarios externos sincronizados con los registros de disponibilidad de su lugar.
Cada vez que un periodo de disponibilidad se guarda, cambia, elimina o restaura, el cambio se envía automáticamente a los calendarios conectados.
Se sincroniza de forma limpia con Google Calendar, Apple iCal y Outlook. El personal puede suscribirse a su canal de turnos personal directamente desde sus teléfonos inteligentes.
Los periodos disponibles se clasifican con un estilo verde salvia, mientras que los registros no disponibles se muestran como bloques diferenciados de ausencia fuera de la oficina.
Todo lo que necesita saber sobre la gestión de disponibilidad para voluntarios y personal del lugar.
Los voluntarios inician sesión en su cuenta, van a Configuración del perfil > Gestión de disponibilidad, eligen su organización, seleccionan el modo de Única vez, configuran el Tipo como No disponible, eligen las fechas de inicio y fin, y hacen clic en Guardar. Su solicitud entra en la cola de revisión del administrador.
Si se edita cualquier campo que define el tiempo (starts_at, ends_at, day_of_week, start_time, end_time o all_day) después de que un registro fue aprobado, Venue Family revierte automáticamente el registro al estado solicitado. Esto garantiza que los voluntarios no puedan modificar sus horas aprobadas sin la revisión del administrador.
Sí. Los administradores pueden abrir Horario de la organización > Disponibilidad, elegir a cualquier miembro del equipo en el menú desplegable de personal e ingresar o editar periodos. Los registros creados directamente por administradores se marcan como aprobados de inmediato al guardar.
Solo se aplican los periodos aprobados. Una solicitud pendiente no bloquea la asignación de turnos hasta que un administrador la aprueba en la cola de aprobaciones.
Cuando un miembro del equipo ofrece un intercambio de turno, se revisa la disponibilidad del destinatario. Si el destinatario tiene una indisponibilidad aprobada durante ese turno, el intercambio se bloquea con una explicación.
Nuestro equipo de soporte puede ayudarle a configurar plantillas semanales recurrentes, establecer permisos de revisión de administradores e integrar calendarios del personal.